Depuis des siècles, l’homme a besoin de cartographier les territoires pour des raisons militaires ou administratives. La lecture d’une carte étant plus aisée que celle d’un texte, la cartographie s’est rapidement généralisée à d’autres domaines dont celui de l’entreprise.
Ce succès s’explique par le gain en visibilité et en compréhension qui est conscéquent grâce à la représentation graphique. Cependant, comme l’a dit A. Korsibsky en 1933, « une carte n’est pas le territoire ».
En effet si la cartographie réduit la complexité de la réalité et met en évidence certains éléments que l’on a voulu montrer, elle n’est pas neutre et sous entend un choix. Par exemple, la carte du territoire suisse ci-dessous, ne nous donne pas la température actuelle, l’humeur de la population, les odeurs ou encore les flux de la population.
La cartographie s’utilise aujourd’hui dans de nombreux domaines et notamment dans la description de l’organisation des entreprises. La cartographie d’entreprise (business mapping) fait partie intégrante de cette description.
La cartographie d’entreprise
La cartographie d’une organisation répond aux mêmes besoins que celle d’un pays. Il s’agit de représenter des informations sous forme graphique pour mieux comprendre l’activité et l’organisation de l’entreprise. Pourquoi cartographier ?
Les entreprises sont souvent amenées à décrire leur organisation pour répondre aux exigences de lois ou de normes telles que : certification ISO 9001, certification ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, NAS 890 (CO 728), CO 663b, Décret n°468.
Mais aussi pour des projets organisationnels comme le Système de Contrôle Interne (SCI), Management des risques, Management de la qualité, Maîtrise de la croissance, Système de franchise, Gestion des processus, Business Process Modeling Notation (BPMN), Définition des responsabilités, Indicateurs et tableaux de bord d’entreprise (balanced scorecard).
Dans tous ces domaines, la cartographie présente de nombreux avantages.
Elle permet par exemple de bénéficier d’une vue globale et immédiate des éléments représentés. D’un seul coup d’œil, on peut visualiser les liens d’un élément avec les autres (processus, procédures, départements, règlements, rôles, risques, contrôles, collaborateurs, actifs, etc.) sans devoir analyser de longs textes.
Grâce à cette représentation, on peut facilement identifier les goulots d’étranglement ou les éléments critiques de l’organisation.
La cartographie apporte aussi plus de transparence sur le « qui fait quoi et com-ment » dans l’entreprise en réduisant l’apparente complexité des relations entre tous ces éléments. Elle permet ainsi un meilleur pilotage de l’organisation et des différents projets.
De plus, pour les collaborateurs, une représentation graphique est souvent plus grande source d’intérêt qu’un texte. Elle diminue à la fois l’effort d’apprentis-sage et l’appréhension face aux descriptions de l’organisation. A destination des personnes externes à l’entreprise, la cartographie se révélera un formidable outil marketing, faisant ressortir de manière graphique les éléments importants de l’organisation.
Que cartographier ?
En pratique, la plupart des entreprises utilisent les mêmes types de représentation. Parmi les plus connus, on retrouve l’organigramme hiérarchique (par département, par personne ou par fonc-tion), les cartes des processus ou les procédures représentant les activités de l’entreprise et la manière de les réaliser.
A celles-ci peuvent s’ajouter des cartographies plus détaillées, autour de chaque élément organisationnel, comme par exemple :
– les liens entre les risques et les procédures,
– les liens entre les collaborateurs, et les processus/procédures
– les liens entre les documents et les procédures,
– etc.
Ces cartographies détaillées sont généralement plus difficiles à réaliser et à mettre à jour en raison de leur taille et de leur complexité. En effet, il existe autant de représentations graphiques qu’il existe de procédures, processus, risques, contrôles, collaborateurs, etc.
De plus, parce qu’elles sont moins figées que les représentations macro, elles doivent être mises à jour plus régulièrement. C’est pourquoi on estime généralement qu’elles ne peuvent être réalisées qu’avec des systèmes automatiques utilisant des algorithmes de visualisation qui vont mettre à jour les cartes lors de chaque modification.
En conclusion, la cartographie peut être une alternative ou un complément au texte. Elle montre l’organisation, ou un de ses éléments, à un instant donné et il est essentiel de l’actualiser à chaque modification des informations qu’elle représente.
7 recommandations
- Eviter les nuées de symboles : le texte reste un outil puissant de description et d’explication.
- Ne cartographier que les données utiles au destinataire.
- Adapter les cartes à leur destinataire (information, code professionnel, symbolique des couleurs, etc.).
- Ne pas surcharger les cartes: il vaut mieux avoir plusieurs cartes simples qu’une seule avec trop d’informations.
- Se rappeler que la carte n’est pas le territoire.
- Assurer la mise à jour continue des cartographies afin qu’elles reflètent toujours la réalité de l’entreprise et soient ainsi consultées avec confiance par les collaborateurs.
- Utiliser un outil d’automatisation de la représentation graphique afin de dimi-nuer le risque d’erreur ainsi que le temps et les coûts de mise à jour.
